Makale dergide nasıl ilerler? Başvurudan yayıma editoryal iş akışı

Yazar makalesini yükledikten sonra ekranda “değerlendirmede” yazması, dosyanın mutlaka hakemde olduğu anlamına gelmez. Önce belgeler kontrol ediliyor, bir editör atanıyor veya kapsam uygunluğu inceleniyor olabilir. Dergi açısından iyi bir iş akışı, her aşamada hangi sorunun yanıtlandığını ve sıradaki eylemin kimde olduğunu görünür kılar.

Bu rehber genel bir süreç haritasıdır. Her dergi aynı aşama adlarını, hakemlik modelini veya karar türlerini kullanmaz. PKP’nin OJS 3.5 belgeleri başvuru, değerlendirme, metin düzenleme ve üretim aşamalarını ayırır; burada bu yapı açıklayıcı bir örnek olarak kullanılıyor. Derginin ilan ettiği politikalar ve içerik türüne ilişkin kuralları ayrıca okunmalıdır. PKP: başvuru aşaması.

Önce sürecin sorumlusunu belirleyin

Aşağıdaki tablo, yazılım ekranından bağımsız olarak kullanılabilecek bir görev paylaşımı önerisidir. Birden fazla işi aynı kişi yapabilir; yetki devri derginin kendi düzeninde açıklanmalıdır.

Başvuru ve idari kontrol

Başvurunun kaydı, metin dosyasını saklamaktan daha kapsamlıdır. Yazar bilgileri, ilgili beyanlar ve eklerin aynı başvuruya bağlanması gerekir. İdari kontrol için derginin kendi yazar rehberinden kısa bir liste üretilebilir. Böylece yazara, ilan edilmemiş kişisel tercihlere göre yeni belgeler istenmez.

Örneğin dosya açılmıyorsa, zorunlu bir beyan eksikse veya tablolar değerlendirmeyi engelleyecek biçimde okunamıyorsa başvuru tamamlatılabilir. Bu aşamada “eksik belge var” ile “araştırma bilimsel olarak uygun değil” ayrımını korumak yararlıdır. Yazara gönderilen mesaj hangi dosyanın neden istendiğini açıkça söylemelidir.

Benzerlik raporu kullanılıyorsa sonuç bir ön inceleme yardımcısıdır. Benzerlik yüzdesi tek başına intihal kararı vermez. Turnitin de metin eşleşmesini saptadığını, kabul edilebilir tek bir ideal oran bulunmadığını ve insan değerlendirmesi gerektiğini açıklar. Kaynakça, uygun alıntı ve ortak ifadeler eşleşebilir; düşük toplam oran da tek bir önemli aktarımı açıklamaya yetmez. Turnitin: benzerlik puanı ve intihal ayrımı.

Editoryal ön inceleme: hakeme gitmeden önce

Bu aşamada yetkili editör kapsamı, içerik türünü, temel raporlamayı ve dosyanın değerlendirmeye elverişliliğini inceler. Her başvurunun dış hakeme gitmesi zorunlu değildir. Dergi, ön incelemede ret kullanıyorsa bunu açıkça anlatmalıdır. ICMJE, tıp dergilerinde hakeme gönderme ve hakem önerisini izleme konusunda editörün otomatik bir yükümlülüğü olmadığını belirtir. Bu biyomedikal çerçeve bütün alanlar için değişmez bir kural gibi sunulmamalıdır. ICMJE: başvuru ve hakemlik sorumlulukları.

Ön ret mektubunun amacı yazara anlaşılır gerekçe vermektir. Kapsam dışılık gerekçesiyle verilen kararla yöntemsel yetersizlik gerekçesi aynı şey değildir. Editörün görmediği bir hakemlik yapılmış gibi yazmamak ve henüz incelenmemiş ayrıntılar hakkında kesin hüküm kurmamak gerekir. Eksikliği tamamlatmak, başka bir içerik türü önermek veya değerlendirmeye devam etmemek farklı seçeneklerdir; dosyanın durumuna göre seçilir.

Hakem seçimi, çıkar çatışması ve dosya hazırlığı

Hakem seçimi yalnızca konu başlığını eşleştirmekten ibaret değildir. Bir dosyada yöntem, istatistik, arşiv kaynağı veya belirli bir kuramsal yaklaşım için farklı uzmanlıklar gerekebilir. Görevi yürüten editörün, hangi uzmanlık açığını hangi hakem görüşünün kapatacağını düşünmesi yararlıdır. Yazar önerileri varsa bunlar bağımsız doğrulamanın yerini almamalıdır.

Çıkar çatışması kontrolü de yalnızca yazarlara uygulanmaz. ICMJE, hakemlerin olası yanlılık doğuran ilişkilerini açıklamasını ve çatışma varsa çekilmesini; karar veren editörün de ilgili dosyada karar sürecinden çekilmesini ister. Konuk editörler için de aynı yaklaşımı benimser. ICMJE: editör ve hakem çıkar çatışmaları.

Kimliklerin gizlendiği bir model kullanılıyorsa yalnızca ekrandaki isimleri saklamak yeterli olmayabilir. Dosyanın kapak sayfası, özellikleri ve ekleri kimlik bilgisi taşıyabilir. PKP bu kontrolün editör sorumluluğunda olduğunu açıklar. Tek anonim, çift anonim ve açık değerlendirme seçenekleri vardır; hiçbir model bütün dergiler için tek zorunlu seçenek değildir. PKP: değerlendirme dosyalarının hazırlanması.

Hakem değerlendirmesi ve etik şüpheler

Hakeme neyin değerlendirileceği açıklanmalıdır. Beklenen rapor; iddia, kanıt ve yöntem arasındaki ilişkiyi tartışmalı, değişiklik taleplerini gerekçelendirmelidir. COPE, hakemin gizliliğe uymasını, başka bir kişiyi sürece katmak için dergiden izin almasını ve etik şüpheleri editöre iletmesini önerir. Hakemin görevi tek başına soruşturma yürütmek değildir. COPE: hakemlerin etik yükümlülükleri.

Gizli dosyaların başka hizmetlere veya yapay zekâ araçlarına aktarılması da ayrı bir politika meselesidir. “Yalnızca özetleteceğim” düşüncesi gizliliği kendiliğinden korumaz. Derginin izinleri ve kullanılan hizmetin koşulları değerlendirilmeden metin paylaşılmamalıdır. ICMJE: gizlilik ve yapay zekâ kullanımı.

Bir etik şüpheyi bütün durumlarda otomatik ret kuralına çevirmek doğru bir süreç tasarımı değildir. Belge eksikliği, yanlış beyan şüphesi ve verinin güvenilirliğine ilişkin bulgu aynı nitelikte olmayabilir. ICMJE her durumun ayrı değerlendirilmesini, uygun prosedürlerin başlatılmasını ve gerektiğinde kurum veya fonlayıcılarla iletişimin düşünülmesini söyler. Yalnızca dosyayı reddetmek, ciddi bir iddianın ele alınması ihtiyacını ortadan kaldırmayabilir. ICMJE: bilimsel uygunsuzluk.

Karar, hakem oylarının toplamı değildir

Hakem raporlarının işlevi karar için gerekçe ve uzman görüşü sağlamaktır. Nihai kabul veya ret yetkisi derginin tanımladığı editoryal düzendedir. Ortak şeffaflık ilkelerinin 2026 sürümü, kararın kim tarafından ve hangi yetki düzeninde verildiğinin açıklanmasını ister; son karardan editörleri sorumlu tutar. Ortak şeffaflık ilkeleri: editoryal değerlendirme.

Editör, çelişen raporlarda eleştirilerin niteliğini tartmalıdır. Bir rapor yöntem hakkında somut bir sorun gösterirken diğeri yalnızca genel beğeni bildiriyorsa bunları eşdeğer oylar olarak saymak açıklayıcı olmaz. Karar mektubu, gerekli değişiklikleri ve karar açısından belirleyici noktaları ayırabilir. Yazar, hangi önerilerin zorunlu görüldüğünü ve hangi konularda gerekçeli yanıt sunabileceğini anlayabilmelidir.

Revizyon, yeniden değerlendirme, ret ve itiraz

Revizyon talebi kabul sözü değildir. Yazarın yeni dosyası ile madde madde yanıtı birlikte ele alınmalıdır. Bir talep uygulanmadıysa bunun bilimsel gerekçesi değerlendirilir; yalnızca yanıt tablosunda “yapıldı” yazması yeterli sayılmaz. Yeni analiz veya değişen sonuçlar, sonraki kararın yeniden bilimsel değerlendirme gerektirmesine neden olabilir.

Her revizyonun mutlaka aynı hakemlere dönmesi gerekmez. PKP’nin güncel iş akışı, revize dosya geldikten sonra editör incelemesi, yeni hakem turu veya nihai karar seçeneklerini ayırır. Bunların kullanımı derginin politikası ve dosyanın ihtiyaçlarıyla belirlenir. PKP: revizyonlara yanıt ve yeni tur.

Ret sonrası itiraz, kararın kendisini veya sürecin uygulanışını sorgulayabilir. Şikâyet ise personelin davranışı gibi farklı bir konuya ilişkin olabilir. Derginin her ikisi için de açık yol tanımlaması ortak şeffaflık ilkelerinin parçasıdır. Yazar, belirli bir yanlış anlama veya usul sorunu göstererek başvurabilir; itirazın kabulü veya karar değişikliği garanti değildir. Ortak şeffaflık ilkeleri: şikâyet ve itiraz.

Kabulden sonra metin düzenleme ve prova

Kabul bildirimi, dosyanın okura sunulan son biçiminin hazır olduğu anlamına gelmez. Metin düzenlemesinde dil, tutarlılık ve stil ele alınır. PKP, düzenlenmiş dosyaların yazar ve editör onayıyla üretime aktarılmasını ayrı bir aşama olarak açıklar. PKP: metin düzenleme ve onay.

Üretimde PDF, HTML veya derginin sunduğu diğer biçimler hazırlanır. Prova kontrolü için yalnızca yazım hatalarına bakmak yerine tablo değerleri, dipnotlar, şekiller, kaynak bağlantıları ve özel karakterler son onaylı metinle karşılaştırılabilir. Bilimsel anlamı değiştiren yeni bir talep gelirse konu editöre taşınmalıdır. Prova aşamasının varlığı, bilimsel içeriğin sessizce yeniden yazılabileceği anlamına gelmez. PKP: son yayın dosyaları.

Üstveri, DOI ve yayımlanmış kayıt

Makale sayfasındaki başlık, yazarlar, özet, lisans ve yayın tarihi gibi üstveriler son dosyayla uyumlu olmalıdır. Son yayın sürümünü belirlemek ve kabul edilmiş yazar metninden ayırmak, hangi dosyanın atıf konusu olduğunu anlaşılır kılar. Yayın öncesi kontrolün dosya kadar makale sayfasını da kapsaması bu nedenle yararlıdır.

DOI kullanılıyorsa iş numarayı eklemekle bitmez. Crossref üyeleri için kayıtların, bağlantıların ve üstverinin uzun vadede güncel tutulması sorumluluğu vardır. Crossref, DOI’nin çalışan bir makale sayfasına yönelmesini ve içerikteki değişikliklerin kayıtlara yansıtılmasını vurgular. Bu, DOI kullanan her derginin aynı hizmet sağlayıcıyla çalıştığı anlamına gelmez. Crossref: üstverinin bakımı.

Yayından sonra düzeltme yolu açık kalır

Kurgusal örnek: Bir dergide yayımlanan tablonun dipnotu üretim sırasında düşmüş olsun. Ekip önce hatanın kapsamını ve yoruma etkisini değerlendirir. Gereken düzeltmeyi belirler; okurun neyin değiştiğini görebileceği bir bildirim ve sürüm kaydı hazırlar. Dosyayı açıklamasız değiştirmek, eski dosyayı indiren okurun hangi kaydı kullandığını belirsizleştirir. Bu örnek gerçek bir makale veya olayı anlatmaz.

ICMJE, düzeltme gerektiğinde özgün yayına bağlanan bildirim, değişiklik tarihi ve önceki sürümlerin korunmasını önerir. Düzeltme, endişe bildirimi ve geri çekme birbirinin yerine kullanılacak etiketler değildir; olayın niteliği ve kanıtları değerlendirilmelidir. ICMJE: düzeltmeler ve sürüm kontrolü.

Geri çekme de yalnızca dosyayı siteden kaldırma işlemi olarak düşünülmemelidir. ICMJE’nin biyomedikal rehberi, bildirimle makale arasında karşılıklı bağlantı ve yayının açık biçimde işaretlenmesini ister. ICMJE: endişe bildirimi ve geri çekme. Dergi, gelen bildirimi kimin alacağını ve yayımlanmış kaydın nasıl güncelleneceğini daha ilk makale yayımlanmadan tanımlayabilir.